ความสำคัญของระบบการจัดการห้องประชุม​

การจัดการห้องประชุมเป็นเพียงหนึ่งในข้อบังคับภายใต้การบริหารทรัพยากรกายภาพ (Facilities Management) ความมีประสิทธิภาพของการบริหารจัดการห้องประชุมส่งผลโดยตรงต่อผลการทำงานและสถานะทางการเงินทั้งหมดขององค์กร สิ่งสำคัญที่ช่วยให้ประหยัดต้นทุนต่อการบริการที่รับรู้จริง (Service Perception) คือห้องประชุม ห้องสัมมนาและส่วนอื่น ๆ ที่ใช้ร่วมกันต้องได้รับการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพ ความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการใช้ห้องและพื้นที่ดังกล่าวจะเป็นหัวใจสำคัญในการช่วยประหยัดเงินจากการใช้พื้นที่ได้มากสุดไม่ว่าห้องต่าง ๆ นั้นจะถูกใช้ได้อย่างมีคุณภาพหรือไม่ก็ตาม ยกตัวอย่างเช่น คุณเห็นว่ามีห้องว่างอยู่บ้างและยังมีการเดินสายเพื่อปล่อยกระแสไฟด้วยแล้ว ดังนั้นเพื่อเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายในทันที คุณอาจต้องปิดห้องนั้นไปในระยะเวลาที่กำหนด หรืออาจจะเปลี่ยนเป็นห้องประชุมที่สามารถจุคนได้ 50 คนที่ก่อนหน้าอาจจะถูกใช้สำหรับคนเพียงเล็กน้อย ด้วยเหตุนี้จึงมีวิธีเพียง 2 ข้อที่ทำได้ทันทีที่ระบบการจองห้องจะสามารถช่วยให้เกิดการบริหารจัดการห้องและทรัพยากรทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงให้คนทั่วโลกได้เห็นภาพห้องก่อนตัดสินใจด้วยข้อมูลที่ได้รับ

ผู้บริหารทัพยากรกายภาพต้องจัดหาเทคนิคต่าง ๆ เพื่อบริหารจัดการห้อง สิ่งสำคัญในการจัดหาแนวทางแก้ไขขึ้นอยู่กับความต้องการเพื่อให้ส่งผลและเหมาะกับขั้นตอนการดำเนินงานของคุณ และต้องอยู่ในงบประมาณกำหนด ดังนั้นการที่คุณต้องการตัวเลือกอิสระหรือเน้นตัวเลือกราคาถูกที่อาจจะไม่ส่งผลด้านการเพิ่มมูลค่าในระบบองค์กรที่จะช่วยเป็นตัวบ่งชี้การประหยัดต้นทุน และคุณภาพการทำงานและการรับรู้จริงของหน่วยงานบริหารจัดการทรัพย์กรกายภาพอาจจะไม่ได้รับการพัฒนาตามที่กำหนดไว้

การบริหารจัดการห้องประชุมอาจเป็นขั้นตอนที่ซับซ้อนเนื่องจากข้อกำหนด กฎระเบียบและข้อจำกัดต่าง ๆ เมื่อขั้นตอนดำเนินการมีความซับซ้อนมากขึ้น ตัวซอฟต์แวร์ที่ใช้ก็ต้องมีความพิเศษที่จะช่วยจัดการระบบการจองให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แนวทางแก้ไขแบบบูรณาการและแบบเดี่ยว ๆ เป็นตัวสร้างข้อกำหนดและข้อมูลจำนวนมากเพื่อช่วยให้ผู้จัดการบริหารทรัพย์กรกายภาพ หรือผู้จัดให้การบริการสร้างระบบเพื่อตรวจสอบแนวโน้มและผลการดำเนินงานได้ ระบบการจองห้องประชุมที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณใช้ข้อมูลทั้งหมดตามต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรและเป็นการประหยัดเงินการจัดการองค์กร คำถามหลัก ๆ บางข้อที่ระบบการจองห้องสามารถช่วยตอบได้คือ:
• การใช้ประโยชน์ห้อง: เปอร์เซ็นต์การใช้ประโยชน์จากห้องคิดเป็นเท่าไหร่?
• ความจุจำนวนคน: จำนวนเฉลี่ยที่สามารถจุได้ต่อการจองต่อห้องคือเท่าไหร่?
• แนวโน้ม: มีช่วงที่นิยมจองใช้ห้องหรือไม่?
• ควบคุมค่าใช้จ่าย: ค่าใช้จ่ายภายในของการดำเนินการต่อห้องคือเท่าไหร่?
• ความพึงพอใจ: ลูกค้าจะได้รับการบริการจากคุณอย่างไรบ้าง?
• การใช้งาน: สามารถใช้ห้องประชุมได้อย่างมีคุณภาพหรือไม่

‍ปัญหาทั่วไป
‍ที่ทางผู้บริหารทรัพยากรกายภาพพบเจอเมื่อทำการบริการจัดการห้องประชุมคือ:
• การจองซ้ำเข้ามา
• ความผิดพลาดจากบุคลากร
• การจองเกินจากตัวแทนอื่น ๆ
• จองแล้วไม่มา หรือ No-Show
• ความเห็นหลังการใช้งาน
• ความเห็นจากลูกค้า
• การประสานงาน / การสื่อสารระหว่างแผนก

ปัญหาหลักทั่วไปเหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่อการจัดการองค์กรและอาจนำไปสู่ภาพลักษณ์ในแง่ลบด้านการบริการจาก• แผนกให้บริการ หลาย ๆ แผนกยังคงใช้เอกสาร ตารางข้อมูลหรือการใช้ข้อมูลตัวเลข ดังนั้นวิธีการดังกล่าวไม่น่าจะเป็นตัวกำหนดประโยชน์ที่ได้อย่างแท้จริงแก่องค์กร ระบบการจองห้องประชุมเฉพาะมีชุดเครื่องมือที่ถูกออกแบบสำหรับใช้งานอุตสาหกรรมเพื่อช่วยปรับปรุงการดำเนินงานและการสื่อสารระหว่างลูกค้าและแผนกต่าง ๆ อีกทั้งช่วยให้การบริการเป็นไปอย่างราบลื่นและทันเวลา  

ที่มา: http://www.tabsfm.com/media/blogs/importance-of-room-booking-software/#